Wanneer is vervangen zinvol?
Excel is vaak een prima start voor planningen, calculaties en overzichten. Vervangen wordt interessant wanneer meerdere collega’s verschillende versies bijhouden, formules regelmatig stukgaan of u gegevens steeds opnieuw uit e-mails moet overnemen. Het probleem is dan meestal het werkproces rond het bestand. Een andere spreadsheet lost dat niet vanzelf op.
Breng eerst in kaart wie gegevens invoert, wie ze controleert en welke uitkomst nodig is. Noteer hoe vaak het werk terugkomt en hoeveel herstelwerk ontstaat. Daarmee kunt u bepalen of een kleine verbetering voldoende is of dat een applicatie nodig is.
Verbeteren, standaardsoftware of maatwerk?
Bij één gebruiker en een overzichtelijke berekening kan een verbeterd Excelbestand voldoende zijn. Een standaardpakket past wanneer uw werkwijze grotendeels overeenkomt met wat het pakket al ondersteunt. Maatwerk wordt aantrekkelijk wanneer u eigen goedkeuringsstappen, rollen, berekeningen of koppelingen nodig heeft.
Bij een webapplicatie werkt iedereen in dezelfde omgeving. Rechten bepalen wie gegevens kan bekijken en aanpassen. Een dashboard kan voortgang zichtbaar maken. Dit vraagt ook afspraken over beheer, updates en de kwaliteit van de ingevoerde gegevens.
Zo verhuist u gegevens zonder het overzicht te verliezen
Bewaar het oorspronkelijke bestand en bepaal welke gegevens leidend zijn. Ruim dubbele klanten en verschillende schrijfwijzen op. Leg uit wat iedere kolom betekent en controleer ook verborgen tabbladen, macro’s en verwijzingen.
Controleer vervolgens met een beperkte kopie. Vergelijk totalen en belangrijke berekeningen met de bestaande werkwijze. Spreek af wanneer u overstapt, wie afwijkingen beoordeelt en hoe u terug kunt als iets niet werkt. Pas daarna verhuist u de volledige administratie.
Een praktische eerste stap
Neem een geanonimiseerde voorbeeldversie, een beschrijving van het knelpunt en de belangrijkste gewenste uitkomst mee. Comitres onderzoekt met u welke oplossing past. De eerste versie richt zich op één werkbaar proces; uitbreidingen volgen op basis van gebruik.
Wilt u eerst de mogelijkheden vergelijken? Lees meer over webapplicaties op maat en dashboards.
Bespreek uw situatie met Bart.
Vertel welk werk u wilt verbeteren. Dan bepalen we samen een passende eerste stap.
Bespreek uw vraag