Foto erin. Gegevens eruit.
Stuur een foto, bon of PDF in uw gesprek. De assistent leest de leverancier, factuurdatum, het factuurnummer en de bedragen. Onleesbare of ontbrekende gegevens worden eerst nagevraagd.
UW DOCUMENTENComitresCOMITRES ADMINISTRATIEASSISTENTUw administratie.
Uw administratie.
Automatisch. Op uw manier.
Een complete administratieve workflow, ingericht op uw bedrijf. Van inkoop en offertes tot facturatie, betalingen en uw boekhouder. U stuurt bij via de chat; uw regels bepalen wat automatisch gebeurt.
Van uw woorden naar een factuur of offerte.
U vertelt wat u wilt maken. De assistent vraagt de ontbrekende gegevens en zet het document voor u klaar. U ziet direct het resultaat en bepaalt de volgende stap.
- 1Beschrijf uw opdracht
- 2Beantwoord de vragen
- 3Bekijk uw document
Zo eenvoudig kan uw administratie ook werken.
Administratieassistent aanvragenUW COMPLETE ADMINISTRATIEREIS
Van de eerste bon tot uw boekhouder.
U richt de werkwijze samen met ons in. Daarna volgt de assistent uw regels, handelt terugkerende stappen af en brengt uitzonderingen bij u terug.
Inkoop op de juiste plek.
U controleert het voorstel, de btw en de kostencategorie. Daarna wordt de inkoopfactuur met het oorspronkelijke document vastgelegd. Een controle op leverancier en factuurnummer helpt dubbele boekingen voorkomen.
UW DOCUMENTENVan opdracht naar offerte.
Beschrijf het werk in uw eigen woorden. Gebruik klantgegevens en afspraken uit uw administratie. Bekijk het voorstel en laat regels, aantallen of teksten aanpassen voordat u het verstuurt.
OFFERTESFactureren in uw huisstijl.
Maak een factuur voor het uitgevoerde werk, controleer de bedragen en geef opdracht om deze definitief te maken en te verzenden. Ook een creditfactuur kan via de chat worden aangemaakt en verstuurd.
FACTURENBetaling in beeld.
Een bankkoppeling brengt ontvangen en betaalde bedragen in beeld. We stemmen de route af op uw administratie. Betalingen bevestigt u zelf bij uw bank.
BETAALSTATUSUw boekhouder sluit aan.
Inkoop, verkoop en de bijbehorende documenten kunnen via de WeFact-koppeling naar Exact Online. Uw boekhouder werkt verder in de bestaande administratie. Instellingen, btw-codes en grootboekrekeningen stemmen we vooraf af.
UW BOEKHOUDINGUW BEDRIJF BEPAALT DE REGELS
Eén assistent. Uw eigen workflow.
Een installatiebedrijf werkt anders dan een adviesbureau. Daarom richten we de reis in op uw documenten, klanten, leveranciers en gewenste mate van automatisering.
Automatisch afhandelen
Terugkerende werkzaamheden laten uitvoeren binnen vooraf goedgekeurde regels. Denk aan het verwerken van een factuur van een vaste leverancier of het doorzetten van gecontroleerde stukken naar uw boekhouding.
Alleen afwijkingen bekijken
Een onbekende leverancier, een afwijkend bedrag, ontbrekende gegevens of een mogelijke dubbele factuur? De assistent zet die stap stil en legt de uitzondering aan u voor.
Akkoord waar u dat wilt
Kies zelf welke boekingen of berichten u eerst beoordeelt. Voor een betaalopdracht blijft de vereiste bevestiging bij uw bank onderdeel van de route.
VOORBEELD VAN UW BEDRIJFSREGEL
“Verwerk facturen van mijn vaste materiaalleverancier tot €250 automatisch. Vraag mij om akkoord bij een hoger bedrag of een onbekende leverancier.”
De ingerichte workflow controleert leverancier, factuurnummer, bedragen en btw, bewaart het document en zet de juiste boeking klaar. U bepaalt de kostencategorie, het bedrag en de vervolgstappen. Een onzekere herkenning of foutmelding wordt niet stilzwijgend overgeslagen.
1. Aanleiding
Een document komt binnen, een offerte wordt goedgekeurd, een factuur vervalt of een betaling wordt ontvangen.
2. Uw regels
Controleer gegevens, herken de klant of leverancier, pas limieten toe en bepaal of automatisch verwerken is toegestaan.
3. De volgende stap
Boeken, versturen, opvolgen of doorzetten naar Exact. Of eerst een gerichte vraag aan u als iets afwijkt.
ÉÉN GESPREK. IEDER SYSTEEM ZIJN ROL.
Alles verbonden. Geen dubbel werk.
U hoeft dezelfde gegevens niet telkens opnieuw in te voeren. De inrichting bepaalt welk systeem de gegevens beheert.
Chat
Uw opdrachten, documenten, vragen en controle. De assistent vraagt door en zet de volgende stap klaar.
WeFact
Uw dagelijkse inkoop- en verkoopadministratie, offertes, facturen, creditfacturen en documenten.
Exact Online
De boekhouding waarin uw boekhouder werkt. Facturen en documenten komen als conceptboekingen binnen via de ingestelde koppeling.
WeFact ondersteunt deze export naar Exact Online al. De inrichting en controle horen bij de start van uw eigen omgeving. Zo voorkomen we dat dezelfde factuur via twee verschillende routes in Exact terechtkomt.
KOPPELINGEN DIE BIJ UW BEDRIJF PASSEN
Uw bestaande gereedschap. Eén werkwijze.
We verbinden uw eigen accounts. De mogelijkheden hangen af van uw abonnementen, bank en verleende toegangsrechten.
ChatGPT + Comitres
Uw werk in gewone taal beschrijven, voorstellen controleren en opdrachten geven. Met uw vaste aanspreekvorm, huisstijl en afgesproken akkoordmomenten.
We richten uw eigen verbindingen en voorkeuren samen met u in.
Bekijk het bestaande factuurvoorbeeldWeFact
Gebruik uw relaties, offertes, facturen en creditfacturen vanuit het gesprek. Uw eigen huisstijl blijft leidend. We bespreken welke administratiestappen u wilt verbinden.
Over WeFactExact Online
Via de bestaande WeFact-koppeling kunnen inkoop- en verkoopfacturen inclusief documenten naar Exact Online. Betaalstatussen kunnen vanuit Exact terug naar WeFact. We richten de juiste administratie en boekingscodes samen met u in.
Bekijk de WeFact–Exact Online-koppelingUw zakelijke bank
Bijvoorbeeld ABN AMRO. Een bankkoppeling in WeFact of Exact kan transacties aan facturen helpen koppelen. We kiezen één route die bij uw boekhouding past.
We stemmen betaalmogelijkheden af op uw bank en betaaldienst. U autoriseert een betaling zelf bij uw bank.
Bekijk de bankkoppelingen van WeFactUw factuurmail
Verstuur via de eigen mailinstellingen van WeFact. Voor ondersteunde persoonlijke e-mails is Gmail optioneel. U kiest de route; voor WeFact-verzending heeft u geen Gmail-koppeling nodig.
De stukken compleet. De controle behouden.
Uw boekhouder blijft werken in Exact Online. We spreken af hoe kosten, btw, documenten en betalingen worden verwerkt. De assistent helpt met de voorbereiding; boekhoudkundige keuzes en de definitieve controle blijven onderdeel van uw samenwerking.
IN 4 STAPPEN GOED BEGINNEN
Eerst goed aansluiten. Dan aan het werk.
We starten met uw huidige werkwijze en bouwen daarop verder.
- 01
Uw administratie bespreken
Welke facturen verwerkt u, waar werkt uw boekhouder mee en welke stappen kosten nu tijd?
- 02
Uw accounts verbinden
WeFact, de juiste Exact-administratie en waar nodig de bankkoppeling. U verleent zelf de benodigde toegang.
- 03
Uw voorkeuren vastleggen
Huisstijl, toon, kostencategorieën, gebruikers en controles. Ieder bedrijf krijgt een eigen omgeving, eigen verbindingen en eigen workflowregels.
- 04
Uw werkwijze aansluiten
We doorlopen uw werkwijze van opdracht tot document en laten zien hoe u de assistent dagelijks gebruikt.
Uw werk. Uw voorkeuren. Uw assistent.
Uw documenten
Offertes en facturen met uw klantgegevens, werkzaamheden en huisstijl.
Uw afspraken
De assistent stelt gerichte vragen en houdt rekening met uw voorkeuren en akkoordmomenten.
Uw verbindingen
We sluiten de werkwijze aan op uw accounts en spreken de gewenste administratieroute met u af.
Uw eigen Administratieassistent.
Een eigen bedrijfsomgeving
Uw voorkeuren, documenten en verbindingen bij elkaar. We richten de toegang en werkwijze samen met u in.
U gebruikt uw eigen accounts bij de aangesloten diensten en bepaalt wie toegang heeft.
Vraag uw assistent aan
Vertel hoe u nu offertes en facturen maakt. We bespreken uw wensen en begeleiden u bij het aansluiten van uw bedrijf.
Administratieassistent aanvragenPRAKTISCHE VRAGEN
Zo past het bij uw werk.
Hoe maak ik een offerte of factuur?
Beschrijf de opdracht in de chat. De assistent vraagt naar de klant, werkzaamheden, aantallen en bedragen. U bekijkt het voorstel, vraagt eventuele wijzigingen en geeft akkoord voor de volgende stap.
Vervangt dit mijn boekhouder?
Uw boekhouder blijft betrokken. We stemmen de inrichting en verwerking samen met u af, zodat uw documenten aansluiten op uw bestaande administratie.
Wordt alles meteen definitief of verstuurd?
U bepaalt welke stappen een akkoord vragen. De assistent zet uw document klaar en volgt de afspraken van uw bedrijf.
Hoe regel ik een terugbetaling?
Een creditfactuur corrigeert uw factuur. De daadwerkelijke terugbetaling autoriseert u zelf bij uw bank.
Hoe vraag ik de Administratieassistent aan?
Gebruik het aanvraagformulier. Vertel kort wat u wilt vereenvoudigen; Comitres neemt contact op om uw bedrijfsomgeving en voorkeuren in te richten.
Welke koppelingen heb ik nodig?
Voor offertes en facturen via chat gebruikt u ChatGPT en uw eigen WeFact-administratie met API-toegang. Andere verbindingen stemmen we af op uw werkwijze.
Kan ik een document aanpassen?
Ja. Vraag in het gesprek om een andere omschrijving, aantal of bedrag. U bekijkt het aangepaste voorstel voordat u verdergaat.
Meer tijd voor uw eigen werk.
Klantgegevens opzoeken, regels invoeren en documenten maken: de Administratieassistent brengt deze stappen samen in een gesprek.
Rekenvoorbeeld: 4 uur per maand
40 offertes of facturen per maand. Van 10 naar 4 minuten per document, inclusief invoer en controle. Dat is 40 × 6 minuten = 4 uur tijdwinst per maand. Bij €50 uurwaarde is dat €200 aan vrijgekomen capaciteit.
UW ADMINISTRATIE KAN EENVOUDIGERVertel hoe u nu werkt.
Administratieassistent aanvragenVertel hoe u nu werkt.
Wij verbinden de stappen.
Van bonnetjes en offertes tot uw boekhouder: we laten zien hoe administratie via chat bij uw bedrijf kan passen.