Van losse minuten naar ruimte in uw werkweek
Voor een klein bedrijf zit de winst vaak in werk dat iedere dag terugkomt: klantgegevens overnemen, een offerte uitwerken, documenten terugzoeken of een rapport bijwerken. Als die handelingen sneller gaan, komt tijd vrij voor klanten, uitvoering of rust na het werk.
Comitres bouwt software, koppelingen en automatiseringen rondom zulke taken. Bekijk de rekenvoorbeelden en ontdek waar uw bedrijf tijd kan winnen.
Rekenvoorbeelden per oplossing
Rekenvoorbeeld: vergelijk per taak het aantal handelingen en de tijd die u ervoor nodig heeft. In de nieuwe behandeltijd zijn invoer, controle en gebruikelijke aanpassingen meegenomen.
| Toepassing | Aantal per maand | Nu / met oplossing | Berekende tijdwinst |
|---|---|---|---|
| Administratieassistent: offerte of factuur voorbereiden | 40 documenten | 10 / 4 minuten | 240 minuten = 4 uur |
| Systeemkoppeling: gegevens overnemen | 100 overdrachten | 3 / 1 minuut | 200 minuten = 3 uur 20 |
| Klantportaal: documenten en status afhandelen | 30 contactmomenten | 6 / 3 minuten | 90 minuten = 1 uur 30 |
| Dashboard: een overzicht samenstellen | 20 overzichten | 10 / 3 minuten | 140 minuten = 2 uur 20 |
Samen leveren deze vier werkzaamheden in dit rekenvoorbeeld 670 minuten op: 11 uur en 10 minuten per maand. Bij een uurwaarde van €50 is dat €558,33 aan vrijgekomen capaciteit.
Wat kan de Administratieassistent opleveren?
Met de Comitres Administratieassistent beschrijft u werk in gewone taal. De assistent vraagt ontbrekende gegevens, gebruikt uw WeFact-gegevens en zet uw offerte of factuur klaar. U controleert het voorstel en bepaalt de volgende stap. Vraag uw Administratieassistent aan.
Rekenvoorbeeld: 40 documenten per maand, van 10 naar 4 minuten per document. Dat levert 4 uur per maand op: 48 uur per jaar.
Ook buiten uw administratie valt tijd te winnen
Systeemkoppelingen. Een koppeling tussen uw bestaande systemen kan dubbele invoer verminderen. Meet hoeveel klant-, order- of factuurgegevens medewerkers nu overtypen. Neem ook de tijd mee om foutmeldingen en uitzonderingen af te handelen.
Klantportalen en slimme formulieren. Een klantportaal kan informatie en documenten op één plek verzamelen. Een goed aanvraagformulier op uw website kan ontbrekende gegevens eerder signaleren. Vergelijk de totale behandeltijd van een aanvraag, inclusief contact dat alsnog nodig is.
Dashboards en software op maat. Een dashboard kan terugkerend knip- en plakwerk bij rapportages beperken. Software op maat kan bijvoorbeeld intake, werkbonnen en goedkeuringen verbinden. Controleer of de gegevens actueel en volledig zijn; sneller een onjuist overzicht maken levert geen bruikbare winst op.
Zo maakt u de besparing aantoonbaar
- Kies één afgebakende taak. Leg vast waar deze begint en eindigt, welk resultaat goed genoeg is en wie eraan werkt.
- Meet de uitgangssituatie. Houd bijvoorbeeld twee representatieve weken aantallen en actieve behandeltijd bij. Registreer zoeken, invoeren, controleren, herstel en uitzonderingen. Noteer wachttijd afzonderlijk.
- Herhaal de meting met de oplossing. Meet na het inwerken vergelijkbare taken en aantallen. Veranderingen in complexiteit of bezetting vermeldt u bij de uitkomst.
- Controleer kwaliteit en extra werk. Neem foutcorrecties, controles en periodiek beheer mee. Een snellere taak moet een vergelijkbaar bruikbaar resultaat opleveren.
- Bereken het netto-effect. Bewaar de meetperiode, aantallen, gemiddelde minuten, kosten en aannames. Herhaal de meting na een verandering in het proces.
Formule: aantal handelingen × (oude minuten − nieuwe minuten) ÷ 60 = vrijgekomen uren. Trek aanvullend terugkerend beheer af als dat nog niet in de nieuwe behandeltijd zit. Eenmalige inrichting en training horen in de investering.
Wanneer wordt tijdwinst ook kostenbesparing?
Vrijgekomen uren kunnen ruimte geven voor meer opdrachten, minder overwerk of minder uitbesteed werk. Een directe kostenbesparing ontstaat pas als u daadwerkelijk minder betaalt, bijvoorbeeld voor externe invoer, overuren of dubbele softwarelicenties. Extra omzet rekent u alleen mee als u de vrijgekomen tijd ook kunt verkopen, en dan tegen de extra marge na bijkomende kosten.
Rekenvoorbeeld: terugverdientijd. Een oplossing maakt 6 uur per maand vrij. Bij €50 uurwaarde is dat €300 aan capaciteit. Na €75 aan maandkosten resteert €225 berekende waarde. Een investering van €900 voor inrichting en training is in dit rekenvoorbeeld na 4 maanden terugverdiend.
Neem bij uw eigen berekening de inrichting en terugkerende kosten mee en vergelijk bedragen op dezelfde btw-basis.
Veelgestelde vragen
Hoeveel uur bespaart mijn bedrijf?
Vermenigvuldig uw aantal handelingen met de minuten die u per handeling bespaart. Deel de uitkomst door 60: zo berekent u uw tijdwinst in uren.
Is maatwerk altijd nodig?
Een betere instelling of bestaande softwarefunctie kan al voldoende zijn. Bij een kennismaking bekijken we eerst het knelpunt, de bestaande hulpmiddelen en de mogelijke opbrengst.
Kan ik klein beginnen?
Ja. Kies één terugkerende taak, toets de haalbaarheid en meet het resultaat. Lees ook hoe u als klein bedrijf meegaat met de tijd.
Bronnen en verantwoording
De KVK beschrijft hoe digitale boekhouding en verbonden systemen handwerk kunnen beperken. De KVK adviseert ook tijdsverspillers te meten, rendement te berekenen en gebruikers te trainen. Onderzoek naar het micro-mkb benoemt zowel kansen als de benodigde investering in tijd, kennis en middelen.
- KVK: digitale hulpmiddelen voor tijd- en geldbesparing
- KVK: tijdsverspillers vaststellen, rendement berekenen en medewerkers trainen
- Digitale Overheid: digitalisering en efficiëntie in het micro-mkb
Rekenvoorbeelden: Comitres.