Welke informatie hoort in een klantenportaal?
Denk aan aanvragen, bijlagen, voorstellen, afspraken en de voortgang van een opdracht. Niet alles hoeft direct in het portaal. We kiezen de informatie die klanten echt nodig hebben en die uw medewerkers veel tijd kost om steeds opnieuw te versturen.
Een portaal is vooral nuttig als klanten vaker terugkomen of een aanvraag meerdere stappen heeft. Bij een eenmalige eenvoudige vraag kan een goed formulier voldoende zijn.
Voorbeeld van een klantreis
Een klant meldt zich aan, start een aanvraag en voegt documenten toe. Het portaal laat zien wat ontbreekt. Uw medewerker beoordeelt de aanvraag en zet een reactie of voorstel klaar. De klant krijgt een melding en kan op één plek verder.
Dit is een voorbeeld van wat we kunnen ontwikkelen, geen vast pakket met standaard inbegrepen functies. We stemmen meldingen, goedkeuringen en koppelingen op uw dienstverlening af.
Rechten vanaf het begin goed inrichten
Een klant mag uitsluitend zijn eigen gegevens zien. Medewerkers kunnen verschillende rollen krijgen, bijvoorbeeld behandelen of beheren. We bepalen hoe toegang wordt gegeven, ingetrokken en hersteld. Ook bewaartermijnen, downloads en ondersteuning bespreken we.
We controleren de normale klantreis én situaties waarin iemand geen toestemming heeft om een dossier te bekijken.
Aansluiten op uw bestaande software
Een klantenportaal hoeft geen tweede administratie te worden. Waar een beschikbare API dat ondersteunt, kunnen we informatie uit uw CRM of administratie gebruiken. We leggen vast welk systeem leidend is en wat er gebeurt bij een storing.
Van eerste versie naar dagelijks gebruik
We beginnen met de belangrijkste klanttaak en controleren met realistische voorbeelden. U ontvangt vooraf een voorstel voor functies, uitvoering en kosten. Hosting en beheer spreken we expliciet af. Beschrijf bij uw aanvraag wie uw klanten zijn en wat zij zelf moeten kunnen doen.