Waar gaat tijd verloren?
Soms ontbreekt informatie in een aanvraag, soms moeten medewerkers bedragen overnemen en soms blijft een voorstel liggen omdat niemand weet wie nog akkoord moet geven. We brengen de route van aanvraag tot reactie in kaart.
De verbetering begint niet altijd bij AI. Een duidelijk formulier, vaste rekenregels en een herkenbare werkvoorraad kunnen al veel herhaling wegnemen.
Aanvraaggegevens bruikbaar verzamelen
We bepalen welke informatie nodig is voor een voorstel: werkzaamheden, aantallen, uitvoering en bijlagen. De klant moet begrijpen wat u vraagt; medewerkers moeten de uitkomst kunnen gebruiken.
Bij variabele werkzaamheden kan de aanvraag eerst ter beoordeling worden aangeboden. Onvolledige invoer wordt zichtbaar, zonder dat het systeem zelf ontbrekende werkzaamheden of tarieven verzint.
Een concept met controle
Waar uw software dat ondersteunt, kan een conceptofferte met bestaande artikelen en tarieven worden voorbereid. Afwijkingen, kortingen en maatwerk blijven zichtbaar. We spreken af wie mag goedkeuren en wanneer verzending volgt.
Comitres Factuurassistent biedt een concrete route voor offertes en facturen met WeFact. Een uitgebreider aanvraagproces of een koppeling met andere software wordt afzonderlijk onderzocht en ontwikkeld.
Passende opvolging
U kunt vastleggen wanneer een medewerker een herinnering krijgt of wanneer een vervolgmail wordt voorbereid. We kijken ook naar klantreacties: een automatische herinnering past niet als er inmiddels overleg loopt.
Opvolging vraagt betrouwbare statussen. Daarom bespreken we welke bron leidend is voor akkoord, afwijzing en wijzigingen.
Afspraken voor ingebruikname
We leggen berekeningen, uitzonderingen, akkoordmomenten en koppelingen vast. U controleer met herkenbare aanvragen, inclusief onvolledige en afwijkende invoer. De prijs volgt uit de stappen en systemen. Beschrijf bij contact hoe u nu offertes maakt en welke stap u als eerste wilt vereenvoudigen.